행사 하나가 끝나면 사람들은 무대 위의 감동을 기억합니다.
하지만 저는 무대 뒤에서 움직였던 사람들도 오래 기억합니다.
2026년 10월, 약 1,500명이 함께한 댄다코리아 1주년 행사가 있었습니다.
많은 사람이 한자리에 모이는 행사인 만큼 출입문 관리, 퇴장 안내, 봉사자 배치 등 챙겨야 할 일이 많았습니다.
행사를 준비하고 마무리하는 과정에서 저는 챗GPT를 활용했습니다.
AI가 행사를 대신 진행한 것은 아닙니다.
사람이 해야 할 일을 조금 더 체계적으로 정리하고, 전달하고 싶은 마음을 글로 표현하는 데 도움을 받았습니다.
오늘은 그 실제 경험을 소개하려고 합니다.
- 행사 준비에서 가장 중요한 것은 역할을 명확하게 나누는 일
행사 규모가 커질수록 누가, 언제, 어디에서, 어떤 역할을 맡는지가 중요해집니다.
저희 행사에서도 출입문 관리와 행사 종료 후 퇴장 안내를 담당할 봉사자들이 있었습니다.
실제로 정리했던 역할 중 일부는 다음과 같습니다.
- 출입문 관리: 2명, 오전 10시부터
- 행사 종료 후 퇴장 안내: 4명
이렇게 역할이 나뉘어 있어도 담당자와 시간을 한눈에 파악할 수 없다면 현장에서 혼선이 생길 수 있습니다.
저는 이런 정보를 챗GPT로 정리할 때 중요한 것이 무엇인지 알게 되었습니다.
단순히 “명단을 정리해 줘”라고 하는 것보다 어떤 기준으로 정리할 것인지 알려주는 것이 중요하다는 점입니다.
실무에 활용할 수 있는 질문 예시
“약 1,500명이 참석하는 행사입니다. 봉사자 명단을 역할별로 정리하려고 합니다. 출입문 관리, 퇴장 안내 등 담당 업무를 구분하고 이름, 소속팀, 집합 시간을 확인할 수 있는 표를 만들어 주세요. 입력되지 않은 정보는 임의로 채우지 말고 확인 필요라고 표시해 주세요.”
이처럼 구체적으로 질문하면 단순한 이름 목록을 현장에서 확인하기 쉬운 운영표로 발전시킬 수 있습니다.
다만 봉사자 배치가 적절한지, 실제 담당자가 참석할 수 있는지 등은 운영자가 직접 확인해야 합니다.
- 같은 정보도 어떻게 질문하느냐에 따라 결과물이 달라진다
챗GPT를 사용하면서 느낀 점은 AI가 제가 원하는 상황을 처음부터 모두 이해하지는 못한다는 것입니다.
예를 들어 행사 안내문을 작성할 때 단순히 다음과 같이 질문할 수 있습니다.
“행사 봉사자 안내문을 작성해 줘.”
이렇게 질문하면 일반적인 안내문이 나올 수 있습니다.
하지만 실제 행사에는 고유한 상황이 있습니다.
봉사자들이 언제 도착해야 하는지, 어떤 업무를 맡았는지, 누구에게 전달하는 글인지에 따라 안내문의 내용도 달라져야 합니다.
조금 더 구체적으로 질문한다면?
“대규모 행사에 참여하는 봉사자들에게 전달할 안내문을 작성해 주세요. 역할별 담당 업무와 집합 시간을 보기 쉽게 정리하고, 너무 딱딱한 공지문이 아니라 서로 협력하는 분위기가 느껴지도록 작성해 주세요. 확인되지 않은 일정이나 장소는 추가하지 마세요.”
여기에는 네 가지 정보가 담겨 있습니다.
- 누구에게 전달하는가?
- 무엇을 알려줘야 하는가?
- 어떤 분위기의 글을 원하는가?
- 어떤 정보를 임의로 작성하면 안 되는가?
이 차이가 AI를 실무에 활용할 때 중요하다고 느꼈습니다.
- 가장 기억에 남는 것은 행사 후 감사 메시지였습니다
행사가 끝난 뒤 저는 봉사자들에게 감사의 마음을 전하고 싶었습니다.
1,500여 명이 함께한 행사가 질서정연하게 마무리될 수 있도록 보이지 않는 곳에서 수고한 분들이 있었기 때문입니다.
저는 챗GPT와 함께 감사 메시지를 다듬었습니다.
처음에는 조금 격식 있는 문장이 나왔습니다.
하지만 제가 원했던 것은 공식적인 축사가 아니었습니다.
함께 현장에 있었던 사람으로서 전하는 따뜻한 감사였습니다.
그래서 다시 요청했습니다.
“봉사자들에게 직접 건네는 말투로 바꿔줘.”
“조금 더 간결하게 다듬어줘.”
“내가 평소 말하는 것처럼 자연스럽고 따뜻하게 작성해 줘.”
여러 번 수정하면서 알게 되었습니다.
AI가 문장을 만들어 줄 수는 있지만, 그 문장에 어떤 마음을 담을지는 결국 제가 결정해야 한다는 사실입니다.
저는 그저 멋진 감사문을 원했던 것이 아닙니다.
행사가 무사히 마무리될 수 있도록 수고한 분들께 제 진심을 전하고 싶었습니다.
- 챗GPT를 업무 파트너로 활용하는 질문 공식
이 경험을 바탕으로 제가 중요하게 생각하는 질문 요소를 정리해 보았습니다.
첫째, 상황을 설명합니다.
어떤 행사인지, 참석 규모는 어느 정도인지 알려줍니다.
둘째, 대상을 구체화합니다.
참석자에게 전달할 글인지, 봉사자에게 전달할 글인지 구분합니다.
셋째, 필요한 결과물을 지정합니다.
운영표, 체크리스트, 공지문, 감사 메시지처럼 원하는 형태를 알려줍니다.
넷째, 반드시 지켜야 할 조건을 전달합니다.
담당자 이름과 시간을 변경하지 않거나, 확인되지 않은 내용을 추가하지 않도록 요청합니다.
다섯째, 결과물을 검토하고 수정합니다.
내용이 정확한지 확인하고 실제 현장에서 사용할 수 있도록 다듬습니다.
복사해서 활용할 수 있는 실전 질문
“행사 운영을 준비하고 있습니다.
행사 규모는 약 300명이고, 봉사자는 10명입니다.
봉사자별 역할과 집합 시간, 담당 구역을 정리할 수 있는 운영표를 만들어 주세요.
표에는 이름, 담당 업무, 집합 시간, 확인 사항을 넣어 주세요.
정보가 없는 항목은 추측하지 말고 ‘확인 필요’라고 표시해 주세요.
마지막에는 행사 당일 담당자가 점검해야 할 체크리스트도 작성해 주세요.”
이 질문은 행사 규모와 상황에 따라 수정해서 사용할 수 있습니다.
- AI가 빠르게 정리해 줘도 마지막 확인은 사람의 몫
AI를 활용한다고 해서 모든 일이 자동으로 정확해지는 것은 아닙니다.
특히 행사 운영에서는 작은 정보 하나가 중요합니다.
담당자 이름이 잘못 기재되거나 집합 시간이 다르게 전달되면 실제 현장에서 문제가 생길 수 있습니다.
그래서 저는 AI가 정리한 결과물을 다시 확인하는 과정이 반드시 필요하다고 생각합니다.
- 담당자 이름과 소속이 정확한가?
- 집합 시간과 장소가 맞는가?
- 중복되거나 빠진 사람이 없는가?
- 전달하려는 대상에 맞는 표현인가?
- 실제 행사 운영 방식과 일치하는가?
이런 부분은 원본 자료와 대조해야 합니다.
또한 연락처 등 개인정보가 포함된 명단은 AI에 입력하기 전에 불필요한 정보를 제외하는 것이 좋습니다.
AI는 업무를 도와주는 도구이지, 최종 판단을 대신하는 책임자가 아닙니다.
실전 활용 | 행사 당일 체크리스트
챗GPT를 활용하면 행사 준비사항을 다음과 같이 점검표로 정리할 수 있습니다.
확인 항목| 점검 내용
참석자 관리| 참석 인원과 명단 확인
봉사자 배치| 담당자별 역할과 위치 확인
시간 관리| 집합 시간과 진행 순서 확인
현장 안내| 출입문과 이동 동선 점검
비상 대응| 비상 연락망과 담당자 확인
행사 종료| 퇴장 안내와 현장 정리
감사 메시지| 봉사자와 관계자에게 감사 전달
이 표는 실제 행사 운영 경험을 바탕으로 재구성한 예시입니다.
행사마다 규모와 장소, 진행 방식이 다르기 때문에 필요한 항목을 추가하거나 수정할 수 있습니다.
중요한 것은 AI가 만들어준 표를 그대로 사용하는 것이 아니라, 실제 현장에 맞게 검토하고 완성하는 것입니다.
- AI를 활용하면서 달라진 나의 업무 방식
예전에는 행사에 필요한 문구를 하나씩 작성하고, 명단을 정리하고, 표현을 수정하는 과정을 직접 반복해야 했습니다.
지금은 챗GPT와 함께 초안을 만들고 필요한 부분을 수정하면서 업무를 진행하고 있습니다.
제가 느끼는 가장 큰 변화는 단순히 글을 빨리 작성한다는 점이 아닙니다.
무엇을 준비해야 하는지 더 구체적으로 생각하고, 전달하려는 내용을 체계적으로 정리하게 되었다는 것입니다.
물론 AI가 만든 결과물이 마음에 들지 않을 때도 있습니다.
그럴 때는 처음부터 다시 시작하기보다 무엇이 부족한지 설명하고 수정합니다.
이 과정에서 저 역시 질문하는 방법과 업무를 정리하는 방법을 배우고 있습니다.
함께 읽으면 좋은 글 | 실제 업무에서 AI 활용하기
행사 준비에서 챗GPT를 활용한 경험 외에도, 저는 다양한 사업 업무에 AI를 적용하고 있습니다.
행사 기획, 교육자료 구성, 홍보 문구 작성, 엑셀 정산 등 실제 업무에 적용한 사례는 아래 글에서 자세히 소개했습니다.
👉 “챗GPT 업무 활용법 5가지 | 사업가가 직접 경험한 AI 실전 사례”
행사 이후 명단과 입금 내역을 확인했던 과정은 다음 글에서 살펴볼 수 있습니다.
👉 “챗GPT 엑셀 활용법 | 중복 이름 찾기부터 입금 내역 정리까지”
AI를 잘 활용하는 방법은 단순히 질문을 많이 하는 것이 아니라, 실제 업무에 맞게 결과물을 검토하고 수정하는 과정에 있다고 생각합니다.
마무리 | AI는 준비를 돕고, 사람은 현장을 완성합니다
1,500여 명이 함께한 행사에서 가장 빛났던 것은 기술이 아니라 사람이었습니다.
각자의 자리에서 역할을 맡아준 봉사자들, 행사를 준비한 사람들, 그리고 함께한 참석자들이 있었기에 의미 있는 시간이 만들어졌습니다.
AI는 그 과정에서 필요한 정보를 정리하고, 문장을 다듬고, 생각을 구체화하는 데 도움을 주었습니다.
저는 앞으로도 AI를 활용하면서 경험한 일들을 기록하려고 합니다.
성공한 경험뿐 아니라 원하는 결과가 나오지 않아 여러 번 수정했던 과정까지 말입니다.
AI가 모든 일을 대신하는 미래보다, AI를 활용해 사람이 더 중요한 일에 집중할 수 있는 오늘이 저는 더 흥미롭습니다.
이것이 제가 챗GPT를 실무에 활용하면서 배우고 있는 가장 큰 가치입니다.